- 20 oct 2017
- Publier Par Admin
Le choix qui s’offre aux micro-entrepreneurs et petites entreprises en matière de logiciels de gestion d’entreprise est gigantesque. Si bien que certains entrepreneurs, à défaut de savoir vers lesquels se tourner, préfèrent encore se servir des incontournables Word et Excel.
Connus de tous, simples d’utilisation, ils proposent aussi des modèles de factures intégrés.
Parfait. Sauf que… n’étant pas initialement destinés à la facturation, ils ne sont pas complets ni même sûrs. Il va falloir que l’utilisateur utilise un logiciel de tenue de compte à côté de Word/Excel, et surtout qu’il passe un temps fou à vérifier à la main que chaque facture ne comporte pas d’erreurs dans la numérotation, le montant, la TVA, etc.
Il est temps d’utiliser des méthodes moins archaïques.
Puisqu’il vous permet de sauvegarder et de protéger vos données sur le nuage (“cloud”), un logiciel de facturation en ligne est en cela un progrès majeur !
Facturation et comptabilité tout inclus
Comme dit plus haut, l’une des lourdeurs absolues lorsqu’on utilise Word ou Excel, c’est d’avoir à les combiner avec un logiciel qui gère la comptabilité. Vos données ne sont donc pas centralisées, mais réparties entre différents logiciels qui ne s’articulent pas forcément bien l’un avec l’autre.
Nombre d’offres en ligne priorisent la transparence et la simplicité d’utilisation pour leurs clients, en permettant d’accéder à toutes les fonctions essentielles à un seul endroit. Sans avoir à sauter d’un logiciel à l’autre.
Vos factures, accessibles partout, tout le temps
Bien des entrepreneurs passent leur journée à courir à droite à gauche, à prospecter des clients, visiter des chantiers, rencontrer des financeurs : ils ont besoin de solutions logicielles flexibles et qui s’adaptent à ce rythme de vie. Ainsi, le temps passé dans les transports en commun, par exemple, peut être efficacement mis à profit.
Avec les application web par exemple, vous pouvez créer un devis ou une facture en quelques instants, et enregistrer des dépenses, où que vous soyez: tout est sauvé dans le nuage et accessible de n’importe où, quel que soit l’outil (smartphone, tablette, ordinateur).
C’est là l’un des principaux avantages de ces solutions en ligne : la liberté qu’elles procurent.
Des factures conformes aux normes
Les conditions pour qu’une facture soit légale sont nombreuses, mais pas insurmontables.
Celle-ci doit contenir par exemple la date d’émission, le numéro de la facture, le taux de TVA, que cela soit Hors Taxes ou Toutes Taxes Comprises, mais aussi les coordonnées du vendeur et de l’acheteur.
La bonne nouvelle c’est que les logiciels de facturation en ligne proposent de faire cela automatiquement. Cela permet de gagner du temps ! Les modèles de factures incluent déjà les champs obligatoires, il vous suffit juste d’entrer l’information correspondante.
Par exemple, vous pouvez importer la liste de vos clients et il vous suffit ensuite de sélectionner le client en question dans un menu déroulant, ce qui évite d’avoir à entrer manuellement les coordonnées à chaque facture.
Par ailleurs, les numéros de factures sont successifs et automatiques : plus besoin de se remémorer le numéro de la dernière facture émise. C’est un gain de temps considérable, et dans la vie d’un entrepreneur, ça n’a pas de prix.
Personnalisation de vos modèles de facture et devis
Les différents documents envoyés aux clients actuels, et aux clients potentiels, reflètent l’image de l’entreprise. Ceux-ci doivent donc être à la fois professionnels et créatifs. Leur design et mise en page sont aussi importants, spécialement pour les graphistes, les architectes, ou encore les photographes par exemple.
La plupart des logiciels de facturation en ligne permettent de choisir un modèle de facture au style classique, créatif, ou épuré. De plus, la plupart des logiciels permettent de personnaliser les factures et devis. Vous pouvez en effet ajouter un logo, éditer la police, la couleur, ajouter une bannière, ou encore enregistrer par défaut les termes et conditions de vente.
Des processus de facturation simplifiés
La facturation est une tâche qui peut paraître contraignante et obscure. En tant qu’entrepreneur, l’idéal est de simplifier les procédés au maximum, pour gagner du temps. Un logiciel de facturation en ligne intuitif et simple permet de comprendre un peu plus de quoi il s’agit. Ce n’est désormais plus une corvée que l’on délaisse totalement à son comptable.
Au contraire, vous pouvez gérer votre facturation, et décrypter les termes autrefois incompréhensibles de la comptabilité.
Et c’est pourquoi un logiciel en ligne peut faciliter la vie. En effet, il permet d’avoir une vue d’ensemble sur l’état des factures payées et impayées, et donc sur les finances de l’entreprise. Vous pouvez également voir si vos clients ont vu votre facture, ce qui évite d’avoir à passer un coup de téléphone embarrassant en cas de facture impayée.
D’ailleurs, plus besoin de s’inquiéter de la sécurité de vos données. Celles-ci sont stockées en ligne dans le « cloud », et ne seront donc pas affectées si votre ordinateur rend l’âme.
Enfin, plus besoin d’imprimer et d’envoyer vos factures par courrier, l’envoi par email raccourcit le temps de réception de la facture, et réduit les dépenses de papier.
